Smlouva o zpracování osobních údajů

1. Strany a předmět

Tato smlouva podle čl. 28 GDPR je součástí Obchodních podmínek Lichio. Zákazník (salon) je správcem osobních údajů, provozovatel Lichio je zpracovatelem. Platí po dobu poskytování služby.

2. Povaha a účel zpracování

Provoz webu salonu, online rezervací, kalendáře, kartotéky klientů a zasílání zpráv klientům a týmu salonu.

3. Kategorie údajů a subjektů

• Klienti salonu: jméno, telefon, e-mail, rezervace a návštěvy, poznámky a štítky zadané salonem, souhlas se zasíláním novinek, účet na webu salonu.
• Tým salonu: jméno, e-mail, role, pracovní doby a nepřítomnosti, záznamy o přihlášení a změnách.
• Technické údaje: IP adresa a záznamy o používání služby.
• Zvláštní kategorie údajů (například zdravotní informace jako alergie) smí salon do poznámek zadat jen tehdy, má-li k tomu právní základ.
• Účet Lichio klienta: jen jeho propojení s kartou zákazníka v salonu; účet samotný spravuje Lichio jako správce (viz Zásady ochrany osobních údajů).

4. Povinnosti zpracovatele

• Zpracovávat údaje jen podle pokynů zákazníka, které dává nastavením a používáním služby.
• Zavázat k mlčenlivosti každého, kdo k údajům má přístup.
• Přijmout technická a organizační opatření podle bodu 5.
• Pomáhat zákazníkovi vyřizovat žádosti klientů o jejich práva.
• Oznámit zákazníkovi porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění.
• Poskytnout informace potřebné k doložení plnění této smlouvy a umožnit audit po předchozí dohodě.
• Mazat údaje klientů po době uchování, kterou zákazník nastaví (bez nastavení 36 měsíců od poslední návštěvy), a na jeho pokyn je kdykoli vymazat nebo předat.

5. Technická a organizační opatření

• Šifrované spojení (HTTPS) a šifrované přístupové údaje k externím službám.
• Oddělení dat jednotlivých salonů na úrovni databáze.
• Přístup podle rolí, osobní účty bez sdílených hesel, záznam změn.
• Denní zálohy uložené v EU.
• Pravidelné aktualizace serverů a omezený přístup ke správě.

6. Další zpracovatelé

Zákazník uděluje obecný souhlas se zapojením dalších zpracovatelů. Jejich aktuální seznam je v Zásadách ochrany osobních údajů. O změně informujeme předem e-mailem; zákazník může vznést námitku a v takovém případě smlouvu vypovědět. Další zpracovatele vážou stejné povinnosti jako nás.

7. Předávání mimo EU

Údaje předáváme mimo EU jen se zárukami podle kapitoly V GDPR, zejména na základě standardních smluvních doložek.

8. Skončení zpracování

Po skončení služby zákazníkovi na požádání předáme údaje ve strojově čitelné podobě a do 30 dní je smažeme. Ze záloh zmizí nejpozději po dalších 30 dnech, pokud právní předpis nevyžaduje jejich uchování.

9. Uzavření smlouvy

Smlouvu uzavírá za zákazníka jeho oprávněná osoba spolu s objednávkou služby a potvrzuje ji při prvním přihlášení do aplikace. Uchováváme záznam o verzi a čase souhlasu.